S.V. 30M1 BENELUX vzw hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken van leden, kandidaat-leden, bezoekers, externe schutters en deelnemers aan onze activiteiten, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze gegevens bewaren, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de overige toepasselijke Belgische en Nederlandse wet- en regelgeving.

In het kort
Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van een lidmaatschapsaanvraag, het beheer van het lidmaatschap, het organiseren van onze schietsportactiviteiten en het naleven van wettelijke en reglementaire verplichtingen.

Voor online lidmaatschapsaanvragen maken wij onder meer gebruik van Tally. Voor verdere administratie en communicatie maken wij gebruik van Microsoft 365. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

S.V. 30M1 BENELUX vzw
Ondernemingsnummer: 0788.719.371
Maatschappelijke zetel: Grensstraat 2A, 2950 Kapellen, België

Schietstand:
Grensweg 19A, 4411 ST Rilland-Bath, Nederland

• E-mail : info@30m1.org
• Website: www.30m1.org

S.V. 30M1 BENELUX vzw bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt en is daarom verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• leden en voormalige leden;
• kandidaat-leden;
• externe schutters en dagkaarthouders;
• deelnemers aan wedstrijden, opleidingen en andere activiteiten;
• bezoekers van onze website;
• personen die contact opnemen met de vereniging;
• bestuursleden, vrijwilligers en medewerkers, voor zover van toepassing.

3.1. Leden en kandidaat-leden

Afhankelijk van de fase van de lidmaatschapsprocedure kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• adres, postcode, woonplaats en land;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum en, indien noodzakelijk voor de administratie, geboorteplaats;
• nationaliteit;
• gegevens over bestaande of eerdere lidmaatschappen van schietverenigingen;
• naam en lidnummer van een schietsportfederatie;
• informatie over een sportschutterslicentie, sportschuttersboekje, wapenverlof of vergelijkbare documenten, indien van toepassing;
• motivering van de lidmaatschapsaanvraag;
• gegevens over een voorafgaande kennismaking met de vereniging;
• pasfoto, indien noodzakelijk voor de ledenkaart;
• deelname- en aanwezigheidsgegevens;
• gegevens over wedstrijden, trainingen en sportieve prestaties.

Wij vragen kandidaten om in vrije tekstvelden geen medische, strafrechtelijke of andere gevoelige informatie te vermelden tenzij daar uitdrukkelijk om wordt gevraagd en hiervoor een passende rechtsgrond bestaat.

3.2. Uittreksel uit het strafregister en VOG

In het kader van de toepasselijke wettelijke en reglementaire voorwaarden inzake wapens en schietsport kan S.V. 30M1 BENELUX vzw van kandidaat-leden en/of leden vragen om een recent uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document voor te leggen.

Voor Belgische ingezetenen betreft dit, wanneer van toepassing, een uittreksel uit het strafregister model 596.1-5A – wapens. Voor Nederlandse ingezetenen kan, wanneer dit voor de betrokken procedure vereist is, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) worden gevraagd.

Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Dergelijke gegevens vallen onder de bijzondere bescherming van artikel 10 AVG. S.V. 30M1 BENELUX vzw verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is in het kader van de toepasselijke wettelijke of reglementaire voorwaarden voor het lidmaatschap en/of de toegang tot de schietsport.

De toegang tot deze documenten wordt beperkt tot bestuursleden of andere bevoegde personen die deze informatie voor hun functie daadwerkelijk moeten kunnen raadplegen.

Het volledige document wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de controle waarvoor het werd gevraagd. Wanneer verdere bewaring van het document niet noodzakelijk of wettelijk vereist is, wordt het verwijderd.

3.3. Externe schutters en deelnemers aan wedstrijden

Wij kunnen onder meer verwerken:

• naam en voornaam;
• contactgegevens;
• club of federatie van herkomst;
• lid- of licentienummer;
• deelnamegegevens;
• wedstrijdresultaten;
• aanwezigheids- en schietbeurtgegevens voor zover noodzakelijk.

3.4. Website en communicatie

Wanneer u onze website bezoekt of contact met ons opneemt, kunnen onder meer worden verwerkt:

• IP-adres en technische browsergegevens, voor zover van toepassing;
• cookievoorkeuren;
• gegevens die u zelf invult via een contact- of aanvraagformulier;
• inhoud van e-mailberichten of andere correspondentie.

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:

• behandeling en beoordeling van een aanvraag tot lidmaatschap;
• beheer van leden en lidmaatschappen;
• communicatie met leden en kandidaat-leden;
• inning en administratie van lidgelden;
• uitgifte en beheer van ledenkaarten;
• registratie van aanwezigheden en schietbeurten;
• organisatie van trainingen, wedstrijden en andere activiteiten;
• inschrijving bij en communicatie met bevoegde schietsportfederaties;
• uitvoering van wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake wapens en schietsport;
• administratieve, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• beveiliging van onze digitale systemen;
• behandeling van vragen, klachten of geschillen.

Afhankelijk van het doel baseren wij de verwerking op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen – artikel 6.1.b AVG
Bijvoorbeeld voor het behandelen van een lidmaatschapsaanvraag en het beheren van een bestaand lidmaatschap.

Wettelijke verplichting – artikel 6.1.c AVG
Wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang – artikel 6.1.f AVG
Bijvoorbeeld voor normale verenigingscommunicatie, beveiliging van onze systemen en organisatorisch beheer, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.

Toestemming – artikel 6.1.a AVG
Alleen wanneer toestemming daadwerkelijk de passende rechtsgrond is, bijvoorbeeld voor bepaalde facultatieve publicaties van foto’s of andere vrijwillige verwerkingen.

Wanneer persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten worden verwerkt, gelden daarnaast de bijzondere voorwaarden van artikel 10 AVG en de toepasselijke Belgische regelgeving. 

Voor bepaalde online formulieren, waaronder de aanvraag tot lidmaatschap, maakt S.V. 30M1 BENELUX vzw gebruik van Tally BV, gevestigd in België.

Bij persoonsgegevens die via onze Tally-formulieren worden verzameld:

• is S.V. 30M1 BENELUX vzw de verwerkingsverantwoordelijke;
• treedt Tally BV op als verwerker namens de vereniging.

Tally vermeldt dat formuliergegevens versleuteld worden tijdens verzending en opslag en dat formuliergegevens in Europa worden opgeslagen. Tally beschikt daarnaast over een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) voor professionele gebruikers.

Tally maakt zelf gebruik van subprocessors. Volgens de actuele informatie van Tally wordt onder meer Google Cloud in België gebruikt voor hosting en opslag. Voor optionele functies kunnen andere subprocessors worden gebruikt, bijvoorbeeld voor e-mailnotificaties of bestandsuploads.

Wij beperken de gegevens die via dergelijke diensten worden verwerkt tot wat noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Voor verdere ledenadministratie, documenten, e-mail en interne samenwerking maakt de vereniging gebruik van Microsoft 365.

Microsoft treedt voor deze diensten op als verwerker of subverwerker, afhankelijk van de gebruikte dienst.

Toegang tot deze omgeving wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun functie binnen de vereniging.

Persoonsgegevens worden niet verkocht.

Wij kunnen persoonsgegevens uitsluitend delen wanneer dit noodzakelijk of wettelijk vereist is, onder meer met:

Schietsportfederaties
Gegevens die noodzakelijk zijn voor aansluiting, licenties, wedstrijddeelname, administratie of naleving van federatieregels.

Bevoegde overheidsinstanties
Wanneer gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten worden meegedeeld aan bijvoorbeeld politie, justitie of andere bevoegde instanties.

Digitale dienstverleners
Zoals Tally, Microsoft en andere noodzakelijke IT-, hosting- of communicatiedienstverleners die voor ons gegevens verwerken.

Met verwerkers worden waar vereist passende afspraken gemaakt overeenkomstig artikel 28 AVG.

Professionele adviseurs
Zoals een accountant, verzekeraar, advocaat of IT-dienstverlener, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor hun opdracht.

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten verwerken.

Wanneer een dienstverlener of subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige rechtsgrond en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

Tally vermeldt bijvoorbeeld dat bepaalde optionele subprocessors buiten de EU kunnen zijn gevestigd en beschrijft daarvoor passende overdrachtsmechanismen in zijn verwerkersovereenkomst.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige rechtsgrond en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Kandidaat-leden
Gegevens van kandidaat-leden die niet worden toegelaten, hun aanvraag intrekken of de procedure niet verderzetten, worden in beginsel maximaal 12 maanden na afsluiting van de aanvraag bewaard, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, een lopende procedure of een geschil.

Aanvaarde leden
Gegevens die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap worden gedurende het lidmaatschap bewaard.
Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij uitsluitend de gegevens die nog noodzakelijk zijn op grond van wettelijke, administratieve, fiscale of gerechtvaardigde verplichtingen en verwijderen of anonimiseren wij de overige gegevens.

Boekhoudkundige en financiële gegevens
Deze worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Aanwezigheids- en schietbeurtgegevens
Deze worden bewaard gedurende de termijn die voortvloeit uit de toepasselijke regelgeving en/of de regels van de bevoegde schietsportfederatie.

Uittreksels uit het strafregister en VOG
Een voorgelegd of digitaal ontvangen uittreksel uit het strafregister of VOG wordt uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de controle waarvoor het document werd gevraagd. Zodra deze controle is uitgevoerd en verdere bewaring van het volledige document niet noodzakelijk of wettelijk vereist is, wordt het document verwijderd.

Indien dit noodzakelijk is voor de administratieve opvolging, kan de vereniging nadien uitsluitend registreren dat de controle werd uitgevoerd, de datum van de controle, de datum van het gecontroleerde document en, indien relevant, de datum waarop een nieuwe controle vereist is, zonder de volledige inhoud van het document te bewaren.

Foto’s en andere verwerkingen op basis van toestemming
Wanneer een verwerking uitsluitend gebaseerd is op toestemming, bewaren wij de gegevens tot de toestemming wordt ingetrokken of het doel van de verwerking vervalt.

Verwijderde Tally-formulieren en inzendingen worden volgens Tally maximaal 90 dagen in de prullenbak bewaard, tenzij deze eerder handmatig wordt leeggemaakt. Verwijderde formuliergegevens worden door Tally bovendien uiterlijk binnen 90 dagen uit de back-ups verwijderd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.

Afhankelijk van het gebruikte systeem omvat dit onder meer:

• beperkte toegangsrechten;
• sterke en unieke wachtwoorden;
• tweefactorauthenticatie waar beschikbaar;
• versleutelde verbindingen;
• beveiligde cloudomgevingen;
• regelmatige software- en beveiligingsupdates;
• beperking van toegang tot gevoelige documenten tot bevoegde personen;
• verwijdering van gegevens wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn;
• periodieke controle van toegangsrechten.

Voor gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen wordt bijzondere aandacht besteed aan toegangsbeperking en bewaartermijnen vanwege het gevoelige karakter van deze informatie.

S.V. 30M1 BENELUX vzw houdt een intern register van haar relevante verwerkingsactiviteiten bij.

Daarin worden onder meer de categorieën van gegevens, doeleinden, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen beschreven.

Omdat de vereniging structureel persoonsgegevens verwerkt en daarbij ook gegevens kan verwerken waarop artikel 10 AVG van toepassing is, is een dergelijk register bijzonder belangrijk. De GBA vermeldt uitdrukkelijk dat de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers niet geldt wanneer gerechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt.

Binnen de grenzen van de AVG heeft u onder meer het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;
• onvolledige gegevens te laten aanvullen;
• in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Niet alle rechten gelden onbeperkt. Zo kunnen wij bepaalde gegevens niet verwijderen wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

Voor de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via: info@30m1.org

Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn en kunnen, indien noodzakelijk, aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via: info@30m1.org

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, gebruikte diensten of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt steeds gepubliceerd op onze website.

Laatst bijgewerkt: 8 augustus 2026